Conheça os principais recursos de assinatura eletrônica para otimizar sua gestão documental

Os recursos de assinatura eletrônica disponíveis na D4Sign vão muito além do envio e da coleta de assinaturas. 

A plataforma reúne um conjunto de funcionalidades que automatizam etapas manuais, fortalecem a segurança jurídica e oferecem mais controle sobre todo o ciclo de vida dos documentos.

Conhecer todos os recursos disponíveis na plataforma é o que permite extrair o máximo da ferramenta e tornar a operação ainda mais eficiente. 

Autenticação digital como um dos recursos de assinatura eletrônica

A autenticação digital é o conjunto de tecnologias que confirma se a pessoa responsável pela assinatura é realmente quem diz ser. 

Com ela, não é mais necessário comparecer presencialmente para formalizar um documento.

A D4Sign oferece 15 pontos de autenticação, o que permite adequar o nível de segurança ao perfil de cada documento. 

Confira os métodos disponíveis:

Certificado digital ICP-Brasil

Modalidade que oferece o mais alto nível de segurança jurídica, pois exige um certificado digital. 

O processo utiliza criptografia de ponta a ponta, o que permite verificar a origem e a integridade do documento assinado. 

Pix

Ao escolher a autenticação via Pix, o signatário realiza uma transação de R$ 0,01 a partir de uma conta bancária em seu nome. 

A partir dessa operação, a plataforma compara os dados da conta com as informações fornecidas no envio do documento e valida a assinatura. 

Selfie

Já na selfie, o signatário envia uma foto do rosto ao lado de um documento de identificação, além das imagens da frente e do verso do documento. 

O sistema realiza o reconhecimento facial para validar se as fotos pertencem à mesma pessoa.

Vídeo-selfie

Com mecânica semelhante à selfie, o signatário grava o rosto seguindo instruções específicas, como expressão neutra, movimentos faciais e sorriso. 

O recurso apoia a prova de vida e dificulta o uso de tecnologias de fraude.

D4Sign Score

Desenvolvido em parceria com o Governo Federal, esse método cruza selfies ou vídeo-selfies dos signatários com fotos cadastradas em documentos oficiais, como RG e CNH. 

O remetente define o nível de similaridade exigido entre a imagem capturada e a base de dados: 70%, 80% ou 90%. 

Vale ressaltar que o D4Sign Score é contratado à parte, diretamente na plataforma. 

Anexo de documento oficial

O signatário faz o upload de um documento como CPF, RG ou CNH. O sistema compara as informações com a base de dados e só autoriza a assinatura em caso de correspondência.

Documento oficial

O signatário informa o número de um documento como CPF, RG, CNH ou passaporte. 

SMS

Um token é enviado ao número de celular do signatário, que precisa inseri-lo para prosseguir com a assinatura. 

Vale destacar que o SMS é contratado à parte.

WhatsApp

Um token é enviado diretamente pelo aplicativo, que o signatário insere na página do contrato para validar a identidade. 

Assim como o SMS e o D4Sign Score, a autenticação por WhatsApp é contratada à parte.

Endereço de IP

Captura dados da rede utilizada pelo signatário, como localização e histórico de conexão, adicionando uma camada de rastreabilidade ao processo.

Código de acesso

O signatário recebe um código exclusivo por e-mail, com tempo de validade definido, que precisa ser inserido para acessar o documento.

E-mail

O signatário preenche o campo de e-mail no momento da assinatura. Esse método costuma ser combinado com outros, como token por SMS ou fornecimento de documentos oficiais.

Geolocalização

Os dados de GPS do dispositivo do signatário capturam a localização em tempo real no momento da assinatura.

Login e senha

O signatário cria uma senha com no mínimo 6 caracteres para validar o acesso. A plataforma exibe um indicador de força da senha durante a criação.

Para entender qual método se encaixa melhor em cada tipo de contrato, vale a leitura: Pontos de autenticação na assinatura eletrônica: qual escolher para cada tipo de contrato?

Segurança adicional: Trust ID

O Trust ID é um recurso opcional que reforça a validação de identidade no processo de assinatura eletrônica.

Por meio do envio de um documento com foto, com ou sem selfie, a inteligência artificial analisa e cruza as informações declaradas pelo remetente com os dados presentes no documento enviado.

A verificação acontece de forma integrada ao fluxo de assinatura, sem interromper o processo. 

Os dados processados ficam registrados no hash do documento, criando um registro adicional que fortalece a rastreabilidade da operação.

Saiba mais sobre como esse recurso funciona na prática: Trust ID: mais uma camada de segurança para validação de identidade com IA 

Trilha de auditoria em assinaturas eletrônicas

Como parte fundamental dos recursos de assinatura eletrônica, a trilha de auditoria consiste no conjunto de registros gerados ao longo de todo o ciclo de vida de um documento digital.

Essa ferramenta documenta cada interação com o arquivo, salvando o código do documento, a identidade do criador, o código hash gerado, os dados dos signatários, o método de autenticação utilizado, o IP do dispositivo, além da data e do horário exatos de cada etapa.

Esses dados compõem um histórico completo do documento e permanecem consolidados no certificado de assinaturas. 

Entender a importância desses registros é o primeiro passo para garantir a máxima proteção dos seus contratos digitais: Quais soluções oferecem trilha de auditoria para assinaturas?

Recursos de assinatura eletrônica na gestão do ciclo de vida dos contratos

As rotinas empresariais exigem ferramentas focadas em centralizar, criar, negociar e monitorar documentos corporativos. 

O D4Sign CLM reúne essas soluções, potencializando os recursos de assinatura eletrônica, elevando a maturidade operacional e transformando a gestão documental em um fluxo estratégico.

Templates HTML e Word

Criar documentos totalmente do zero a cada nova demanda consome tempo operacional, mesmo quando os arquivos são semelhantes. 

O D4Sign CLM soluciona isso permitindo a criação de modelos de contratos em Word e HTML. 

O usuário configura padrões estruturados com campos personalizados direto na plataforma. 

Sempre que o envio for necessário, basta preencher as lacunas com os dados específicos do signatário e enviar o documento para assinatura.

Banco de minutas

O banco de minutas agiliza a fase de negociação de contratos entre as partes. 

Essa ferramenta viabiliza o upload de propostas em fase de rascunho, permitindo que os signatários revisem e debatam o teor do texto antes da formalização. 

Para utilizar o recurso, o sistema aceita arquivos nas extensões .doc e .docx, próprios para edição posterior no Microsoft Word. 

O fluxo exige a utilização de uma versão do Microsoft Word com recursos ativos de controle de edição e revisão. 

Essa funcionalidade assegura o alinhamento simultâneo entre as partes, tornando as tratativas comerciais muito mais fluidas e ágeis. 

Compreenda o passo a passo no artigo: Banco de minutas: discuta e revise documentos na plataforma da D4Sign

Power Form e Novo Power Form

Com Power Form, a partir de um documento criado no Word ou em outro editor de texto, o administrador configura campos personalizados que o próprio signatário preenche antes de assinar. 

Em contratos onde o modelo base não muda, mas os dados variam a cada novo envio, como nome, endereço ou número de documento, o recurso elimina o retrabalho de editar o arquivo manualmente.

Já com o Novo Power Form é possível incluir múltiplos preenchedores em um mesmo documento. 

Cada participante insere seus próprios dados de forma autônoma, o que distribui a responsabilidade pelo preenchimento e reduz as etapas necessárias até a formalização final.

Para entender as novidades do recurso, vale a leitura: Conheça o Novo Power Form

Gestão de contratos

Essa solução entrega controle absoluto sobre o acervo de documentos armazenados na plataforma. 

O sistema possibilita ativar alertas automáticos com antecedência de sete dias antes do encerramento da vigência, além de permitir o preenchimento de métricas de receita e valores envolvidos. 

A ferramenta exibe de modo intuitivo o panorama geral de datas, prazos e possíveis pendências de assinatura.

Inteligência artificial aplicada à gestão de contratos

O D4Sign.AI amplia os recursos de assinatura eletrônica da plataforma com um ecossistema de inteligência artificial voltado à gestão de contratos. 

Com ele, é possível:

Resumir e destacar pontos contratuais

O sistema processa contratos extensos e extrai automaticamente as informações mais relevantes, como identificação das partes, objeto do contrato, obrigações, condições gerais, testemunhas, rescisão e possíveis penalidades. 

O resultado é um resumo estruturado que reduz o tempo de leitura e análise, tanto para quem envia quanto para quem assina.

Tirar dúvidas sobre o documento em tempo real

Um assistente interativo responde perguntas sobre o conteúdo do contrato, traduz cláusulas complexas para uma linguagem mais acessível e aprofunda pontos que o resumo não detalhou. 

Analisar estrategicamente o portfólio contratual

Para organizações com grandes acervos, a ferramenta atua como uma camada de inteligência sobre todo o banco de documentos. 

Com mais de 40 filtros nativos e a possibilidade de criar critérios personalizados via prompts, o sistema identifica padrões, monitora prazos críticos e gera relatórios que podem ser compartilhados entre as áreas da operação. 

Um painel de avisos alerta sobre vencimentos com dez dias de antecedência.

Com performance sete vezes superior ao gerenciamento manual, a ferramenta processa dados em tempo real e apoia a antecipação de decisões.

Para entender como a D4Sign se tornou pioneira no uso de IA no mercado de assinaturas, vale a leitura: D4Sign é pioneira no uso de inteligência artificial em assinaturas eletrônicas no Brasil

Recursos de assinatura eletrônica para automação de envios

Para empresas que lidam com grandes volumes de documentos, a automação dos envios representa um ganho direto de produtividade. 

A D4Sign oferece diversos recursos que atendem diferentes necessidades operacionais. 

Neste bloco, destacamos três deles. 

Envio em lote por e-mail e WhatsApp

O envio em lote elimina a necessidade de disparar documentos individualmente para cada signatário. 

Com ele, o mesmo arquivo chega para múltiplos destinatários de uma só vez, bastando importar uma planilha Excel com os contatos. 

Além do envio por e-mail, a D4Sign também disponibiliza o envio em lote pelo WhatsApp, canal que faz parte da rotina da maioria dos brasileiros e tende a gerar respostas mais rápidas dos signatários.

Para entender como cada modalidade funciona na prática, confira: Envio em lote: agilidade no envio de documentos para vários signatários e Conheça o envio em lote por WhatsApp

Agendamento de envios

Com o agendamento, o remetente define com antecedência a data e o horário exatos em que o documento chegará aos signatários. 

Dessa forma, o envio acontece automaticamente, sem depender de uma ação manual no momento certo.

O recurso é especialmente útil para empresas que trabalham com contratos de duração determinada, renovações periódicas ou que precisam alinhar os envios a processos comerciais e financeiros específicos. 

Com ele, o risco de atrasos por esquecimento é mitigado e o fluxo de trabalho segue organizado mesmo em períodos de alta demanda.

Saiba mais sobre como o recurso funciona na prática: É possível fazer agendamento de envios de documentos para assinatura?

Definir data limite para assinatura

Ao configurar uma data limite, o remetente estabelece um prazo final para que os signatários concluam a assinatura. 

Quando esse período se encerra, a plataforma invalida o documento automaticamente, sem necessidade de intervenção manual.

O administrador tem flexibilidade para definir janelas que variam de poucos dias a meses, ajustando o prazo à urgência de cada demanda. 

Contratos com vigência determinada, propostas comerciais com validade específica e processos que precisam respeitar prazos regulatórios são alguns dos contextos em que esse recurso faz diferença.

Com a data limite ativa, a empresa reduz o risco de receber assinaturas em documentos já expirados e mantém o compliance alinhado ao ciclo real de cada operação.

Para saber mais sobre esse recurso, leia o conteúdo: Definir Data Limite para Assinatura: Conheça o recurso para otimizar sua gestão

Recursos de assinatura eletrônica para preparação de documentos

Posicionamento de assinaturas

O posicionamento de assinatura permite determinar o local exato onde a assinatura aparecerá no documento. 

O recurso é ideal para destacar cláusulas específicas que exigem validação dedicada, servindo como evidência de que o signatário leu e aprovou aquele trecho determinado do contrato.

A rubrica digital apresenta tamanho 30% menor que a assinatura, sendo perfeita para os cantos das páginas, com opções para desenhar na tela, digitar algo ou carregar uma imagem. 

Já o selo funciona como um carimbo corporativo de até 150KB, excelente para registrar o aval visual de departamentos específicos (como o setor financeiro aprovando uma regra de pagamento) no arquivo e em seus anexos.

Para aprender a configurar esses elementos nos seus arquivos, leia o artigo: Novo posicionamento de assinatura: como criar rubrica digital e selo

Assinatura guiada

A assinatura guiada faz parte dos recursos de assinatura eletrônica que conduzem o cliente de forma visual e intuitiva durante a formalização do documento. 

O recurso é perfeito para arquivos longos ou que reúnem muitas regras e diversos campos de preenchimento, pois direciona o fluxo por meio de caixas posicionadas, destacando as cláusulas mais importantes.

O signatário interage com cada um desses blocos sinalizados antes de avançar para a assinatura final. 

Isso garante que ele realmente passou pelos pontos essenciais e tomou conhecimento das condições do acordo. 

Quer entender como essa ferramenta ajuda a coletar vistos em contratos complexos com total clareza para o cliente? Veja o conteúdo: Conheça a Assinatura Guiada, novo recurso da D4Sign

Assinatura de documentos em grandes formatos

A validação de arquivos com grandes dimensões ocorre com total segurança jurídica, autenticidade e integridade na plataforma. 

Engenheiros, arquitetos e designers lidam diariamente com plantas, mapas e esquemas industriais que demandam espaço amplo para análise. 

A tecnologia da D4Sign permite posicionar as assinaturas em locais estratégicos desses arquivos amplos, preservando a legibilidade integral e a precisão dos detalhes técnicos do projeto.

Se a sua empresa lida com projetos de engenharia ou arquitetura e precisa assinar plantas digitais com total precisão, vale a leitura do artigo: Assinatura de documentos em grandes formatos: vá além do A4

Redimensionamento do PIN de assinatura

O redimensionamento do PIN é um dos recursos de assinatura eletrônica da D4Sign. Ele permite aumentar ou diminuir livremente a área do campo de assinatura durante a configuração do envio. 

Os campos apresentam limites visuais claros, com fundo azul para facilitar a identificação da posição exata de cada marcação.

A interface conta com um menu de ações rápidas que aparece logo abaixo do campo selecionado. 

O sistema mantém a proporção das imagens em qualquer tamanho escolhido, preservando a qualidade visual do documento.

Para quem prepara altos volumes de documentos, esse ajuste torna a etapa de configuração mais direta e intuitiva.

Entenda o recurso em detalhes: Conheça o redimensionamento do PIN de assinatura na D4Sign

Reaproveitamento e substituição de documentos

Quando um documento precisa de ajustes, a D4Sign oferece três formas de resolver sem perder as configurações anteriores:

• Substituição de documentos em edição: Se o arquivo ainda aguarda assinaturas, é possível clicar em “Substituir documento” e fazer o upload da versão corrigida. O sistema mantém a lista de signatários e os anexos originais.
• Reaproveitamento de envios anteriores: Na lista de documentos do cofre, ao clicar em “Reaproveitar Documento”, o sistema gera uma cópia exata com as mesmas definições e signatários, pronta para ajustes e reenvio.
• Reaproveitar e cancelar: Ao identificar um erro e precisar cancelar ou excluir um envio, a plataforma pergunta se o usuário deseja “Reaproveitar + Cancelar/Excluir”. Ao confirmar, o sistema descarta o arquivo com erro e abre imediatamente uma nova versão com todas as configurações anteriores.

Na listagem de documentos do cofre, a plataforma exibe data, hora, minuto e segundo de cada criação ou reaproveitamento, facilitando a identificação da versão mais recente.

Saiba como o recurso funciona em diferentes cenários: Reaproveitamento e substituição de documentos: Agilize renegociações e feche contratos mais rápido 

Busca por documentos

A D4Sign oferece duas maneiras práticas para localizar seus documentos nos cofres. 

A busca simples, disponível gratuitamente para todos os usuários, permite encontrar arquivos usando filtros estratégicos, como a fase do documento (em edição, finalizado ou cancelado), usuário, data de criação, tags específicas ou e-mail/WhatsApp do signatário.

Para quem gerencia um grande volume de contratos, a busca avançada economiza tempo e eleva a produtividade. 

O sistema utiliza a tecnologia OCR (Reconhecimento de Caractere Óptico) para ler todo o conteúdo interno dos arquivos. 

Assim, basta digitar qualquer palavra-chave contida no corpo do texto, como um número de CNPJ ou uma razão social, para localizar o documento na hora. 

Essa modalidade é uma funcionalidade contratada à parte.

Se a sua empresa precisa de agilidade máxima para localizar informações internas nos arquivos, confira o passo a passo completo em: Busca avançada: Encontre documentos com nosso sistema de pesquisa

Conexão via API: Maximizando o potencial dos recursos de assinatura eletrônica na sua operação

A API da D4Sign permite integrar os recursos de assinatura diretamente aos sistemas que sua empresa já utiliza no dia a dia, como CRMs (a exemplo da Ploomes), ERPs e outros softwares de gestão. 

Com essa conexão, o processo de envio e coleta de assinaturas ocorre de forma automática, permitindo que clientes e colaboradores assinem documentos permanecendo no sistema da sua própria marca.

Saiba como essa integração pode transformar a rotina da sua equipe e automatizar seus fluxos de trabalho com total validade jurídica. Confira o artigo: API de assinatura eletrônica: o que é e como funciona?

Migração de documentos para a D4Sign

Trocar de plataforma para assinatura eletrônica costuma gerar dúvidas sobre a segurança do acervo antigo e o impacto na rotina da empresa. 

A D4Sign resolve essa questão por meio da migração assistida, um modelo estruturado para manter a continuidade do negócio, preservando a validade jurídica de todo o histórico de contratos.

Em vez de desperdiçar semanas com colaboradores baixando e subindo arquivos manualmente, a transferência ocorre de forma direta via API. 

Essa estratégia reduz a carga operacional e entrega uma estrutura organizada para a sua governança corporativa.

Se o seu objetivo é modernizar a gestão de contratos com total tranquilidade, entenda os bastidores dessa transição segura no artigo: Migração de documentos para a D4Sign: como trocar de plataforma com segurança e agilidade

Suporte

D4Sign Help.AI

O D4Sign Help.AI é um assistente com inteligência artificial, que consulta toda a Central de Conhecimento do sistema para trazer dados precisos a qualquer momento. 

O usuário digita a dúvida em um chat intuitivo e recebe a resposta na hora, sem precisar abrir tickets ou buscar manualmente nas documentações.

A tecnologia consegue compreender o objetivo da mensagem e entrega um retorno direto, claro e amigável. 

Dessa forma, as equipes resolvem pequenos detalhes operacionais de imediato e mantêm o foco total nas suas atividades. 

Para entender o passo a passo completo e aproveitar ao máximo esse recurso na sua empresa, confira o artigo: D4Sign Help.AI: Como utilizar nossa central de ajuda para tirar todas as suas dúvidas. 

Suporte padrão e Premium

O suporte padrão já está disponível para todos os usuários, independente do plano contratado. 

Ele funciona exclusivamente por e-mail e traz respostas em até 4 horas, dentro do horário comercial.

Já o Suporte Premium, um recurso adicional contratado à parte, é focado em máxima agilidade. 

Com ele, além do e-mail, é possível solicitar uma chamada telefônica para conversar diretamente com um especialista. 

O profissional realiza uma ligação em até 90 minutos após a solicitação e, depois da conversa, o acompanhamento do caso é feito por e-mail.

Ambas as modalidades operam dentro do horário de atendimento da plataforma.

Confira o artigo para mais detalhes: Conheça o Suporte Premium da D4Sign

Mais do que assinar: Uma plataforma para toda a gestão documental

Os recursos de assinatura eletrônica da D4Sign foram desenvolvidos para atender diferentes etapas da operação documental, da preparação do envio ao monitoramento pós-assinatura. 

Cada funcionalidade resolve um processo específico e pode ser combinada com as demais para criar fluxos cada vez mais automatizados e seguros.

Além dos recursos citados, a plataforma reúne diferenciais essenciais para o seu negócio como armazenamento ilimitado em nuvem aliado ao rigor da certificação internacional ISO 27001.

A plataforma conta com planos com usuários ilimitados* para incluir toda a equipe, sem custos por novas licenças. 

Para garantir o melhor custo-benefício e escolher o plano ideal para a realidade da sua operação, confira: Planos e preços da D4Sign

*Exceto o plano de envios ilimitados.