Não é necessário ser empreendedor para saber que as evoluções no mercado e a necessidade de inovar estão cada dia maiores, de forma que é fundamental se manter atualizado para atender as expectativas dos clientes. Por isso que a D4Sign criou o envio em lote.
Essa ferramenta poderosa é totalmente gratuita para nossos clientes. Além de tornar o processo de envio de documentos para assinatura muito mais rápido, também simplifica a sua rotina, afinal, agiliza a coleta de assinaturas.
Entenda tudo sobre o envio em lote neste post e, claro, também como usá-lo em um passo a passo simples. Boa leitura.
Afinal, o que é envio em lote?
O envio em lote é uma funcionalidade que permite enviar um único documento para vários signatários simultaneamente.
Em vez de enviar individualmente por e-mail, você pode agrupar diversos destinatários e enviar tudo de uma só vez, sem desorganização.
Já pensou nas empresas que lidam com grandes volumes de documentação? Além da grande quantidade de informações, elas também precisam coletar assinaturas de diferentes partes de forma rápida e eficiente. Neste contexto, o envio em lote torna-se uma solução altamente valiosa para eles.
Um dos grandes diferenciais dessa funcionalidade é a possibilidade de importar uma planilha Excel contendo os nomes e e-mails dos signatários, tornando o processo ainda mais prático.
É importante lembrar que para a plataforma reconhecer a planilha (XLS), a primeira linha deve ter escrito: [EMAIL_SIGNATARIO_D4SIGN] antes de inserir qualquer e-mail nas linhas subsequentes.
Quais os benefícios do envio em lote?
Confira a seguir os principais diferenciais dessa ferramenta, que além de agilizar a coleta de assinaturas, também agrega em outros pontos.
- Economia de tempo: ao enviar um documento para vários signatários ao mesmo tempo, você elimina o trabalho de enviar e acompanhar cada envio individualmente.
- Redução de erros: centralizar o envio diminui a probabilidade de falhas, como envios para destinatários errados ou esquecimentos.
- Facilidade de acompanhamento: a D4Sign oferece uma interface que permite monitorar o status de cada assinatura de forma simples e organizada, garantindo que você esteja sempre atualizado.
- Melhor gestão documental: com a possibilidade de enviar documentos em lote, sua equipe pode se concentrar em tarefas mais estratégicas, enquanto a coleta de assinaturas se torna uma tarefa automatizada.
Indicações de uso da ferramenta
A funcionalidade de envio em lote da D4Sign se destaca por sua versatilidade e eficiência, sendo especialmente útil diversoscontextos. Confira:
Contratos comerciais
Empresas que precisam coletar assinaturas de clientes, parceiros ou fornecedores frequentemente enfrentam o desafio de gerenciar múltiplos envios de documentos.
O envio em lote simplifica esse processo ao permitir que um único contrato seja enviado a várias partes simultaneamente. Por exemplo, ao formalizar um novo acordo comercial ou parceria, você pode enviar o contrato para todos os signatários de uma vez, garantindo que cada um receba a mesma versão.
A ferramenta não só economiza tempo, mas também assegura que todos estejam na mesma página, minimizando o risco de confusões ou discrepâncias.
Documentos internos
Dentro de uma organização, a aprovação de políticas, manuais ou procedimentos muitas vezes requer a assinatura de diversos colaboradores. Com o envio em lote, as empresas podem enviar um único documento para todos os membros da equipe que precisam aprovar.
Perceba como o envio em lote é particularmente útil em momentos de mudanças significativas, como a implementação de novas diretrizes de trabalho ou a atualização de políticas de compliance.
Ao centralizar o processo de assinatura, a D4Sign facilita a colaboração interna, permitindo que as equipes finalizem aprovações rapidamente e mantenham o fluxo de trabalho em andamento.
Propostas e orçamentos
No contexto comercial, enviar propostas e orçamentos a vários potenciais clientes pode ser uma tarefa desafiadora e demorada. Com o envio em lote, você pode rapidamente distribuir a mesma proposta a diferentes contatos, garantindo que todos recebam as informações de forma simultânea.
Isso não apenas agiliza o processo de vendas, mas também cria uma percepção de profissionalismo e organização.
Acordos de confidencialidade
Em ambientes corporativos, a proteção de informações sensíveis é crucial. Quando é vários colaboradores ou parceiros precisam assinar um acordo de confidencialidade (NDA), o envio em lote se torna uma ferramenta extremamente útil.
Em vez de enviar documentos individualmente, o envio em lote permite que você distribua o NDA a todos os envolvidos de uma só vez, garantindo que cada parte tenha acesso ao mesmo documento e às mesmas condições.
Feedback e pesquisas
Coletar feedback de diversas partes pode ser um desafio, especialmente quando as opiniões precisam ser formalizadas.
O envio em lote é uma solução prática para enviar questionários, pesquisas de satisfação ou solicitações de feedback que requerem assinatura.
Ao permitir que várias partes respondam e assinem ao mesmo tempo, você agiliza a coleta de dados, facilitando a análise e a interpretação das respostas.
Passo a passo para fazer envio em lote pela D4Sign
Utilizar essa funcionalidade é fácil e intuitivo. Siga este passo a passo para aproveitar ao máximo essa ferramenta:
- Acesse sua conta: faça login na plataforma D4Sign com seu login e senha. Depois, no painel inicial, encontre a opção “envio de documentos”.
- Selecione o arquivo: escolha um documento já existente ou crie um novo. Certifique-se de que ele esteja pronto para ser assinado.
- Adicione os signatários: aqui, você pode adicionar múltiplos e-mails. A D4Sign permite a importação de listas e planilhas em XLS, facilitando a inclusão de vários destinatários ao mesmo tempo.
- Personalize o envio: inclua mensagens personalizadas para os signatários, explicando o que é esperado deles. Isso pode ajudar a acelerar o processo de assinatura, já que todos receberão as informações necessárias.
- Revise e envie: verifique se todos os detalhes estão corretos, desde o documento até os endereços de e-mail dos signatários e depois envie para assinatura! Agora, é só acompanhar o status das assinaturas.
Aproveite e confira este passo a passo no vídeo que criamos:
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