Apesar do avanço dos editores de texto online como o Google Docs, o Microsoft Word ainda é um dos softwares mais utilizados em empresas.
Muito usado para a elaboração de documentos, hoje a ferramenta permite que estes sejam assinados dentro do software, com o uso de um certificado digital.
Neste conteúdo, vamos aprender como assinar digitalmente um documento Word e compreender como a D4Sign pode facilitar a vida de quem elabora documentos usando este programa da Microsoft 365. Entenda!
Assinatura eletrônica e digital para documentos Word
Assinar documentos é uma rotina diária de empresas de diferentes portes. A questão é que a assinatura tradicional, com papel impresso e nome escrito de próprio punho, gera perda de tempo e dinheiro.
Neste contexto, a assinatura digital surge como um facilitador para otimizar e desburocratizar este processo. Hoje, é possível assinar documentos de forma online e segura utilizando plataformas de assinatura eletrônica, como a D4Sign.
Mas o que pouca gente sabe, é que também é possível assinar um documento diretamente do Word. No entanto, neste software só é possível fazer a assinatura digital, ou seja, usando um certificado digital.
Já em uma plataforma de assinatura eletrônica, é possível assinar um documento Word usando outros pontos de autenticação, como por exemplo, selfie, PIX, geolocalização e IP, que garantem a validade jurídica e segurança do documento.
Vamos ver como assinar digitalmente um documento Word nos dois casos.
Como assinar um documento no Word
Como dissemos anteriormente, para assinar um documento no Word, é preciso ter um certificado digital válido.
Além disso, o signatário precisa ter os direitos de edição do documento que precisa assinar. Veja como funciona o processo:
- Abra o documento a ser assinado no Word;
- Preencha as informações solicitadas na janela “Configuração de Assinatura” e clique em ok;
- Uma linha será adicionada ao documento. Clique com o botão direito sobre ela e depois em “Assinar…”
- Preencha as informações solicitadas e selecione o certificado digital (caso haja mais de um);
- Clique em “Assinar” e pronto. O documento está assinado.
Vale lembrar que, para uma assinatura digital feita no Word ter validade jurídica, ela deve respeitar os requisitos de autenticidade, integridade e não-repúdio. Para isso, deve-se utilizar um certificado digital válido, emitido por uma Autoridade Certificadora, devidamente autorizada pelo ICP-Brasil.
Como assinar digitalmente um documento Word com a D4Sign
E se o signatário não tiver certificado digital?
Com ou sem certificado digital, é possível assinar um documento Word em uma plataforma de assinatura eletrônica. Aqui na D4Sign o processo é muito simples.
- Faça o upload do documento em Word na nossa plataforma;
- Adicione os signatários;
- Selecione os pontos de autenticação que serão usados para assinatura;
- Clique em “Enviar para Assinatura”;
- Ao enviar o documento Word para assinatura, ele é convertido automaticamente para pdf ou pdf/A;
- O signatário receberá o documento e instruções para seguir com a assinatura, que serão diferentes dependendo daescolha dos pontos de autenticação.
- Pronto! Documento assinado e disponível para download tanto para quem enviou como para quem assinou.
Vantagens de usar uma plataforma de assinatura eletrônica
Apesar do Word possibilitar a assinatura digital de documentos, existem vários benefícios de usar uma plataforma de assinatura eletrônica para os seus documentos. Vamos conhecer alguns.
Garantia de validade jurídica
As assinaturas eletrônicas possuem respaldo legal pela Medida Provisória 2.200-2/2001 e pela Lei 14.063/2020, também conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica.
Assim, assinaturas feitas em ambiente digital têm a sua validade jurídica assegurada, desde que se cumpram os requisitos de autenticidade, integridade e não-repúdio.
As plataformas de assinatura eletrônica e digital tem toda a estrutura necessária para garantir estes requisitos.
Integridade do documento
Documentos assinados em plataformas digitais contam com criptografia para garantir que o documento não foi alterado desde a sua criação até a assinatura.
Aqui na D4Sign, usamos o código hash para garantir a integridade do documento.
Quando um contrato é carregado na plataforma, um código único é gerado e ele funciona como uma impressão digital. Se o documento sofre qualquer alteração, por menor que seja, um novo código é gerado, diferente do anterior, mostrando que o arquivo foi adulterado.
Armazenamento seguro e ilimitado
Com o uso de uma plataforma de assinatura digital, todos os seus documentos ficam armazenados em cofres na nuvem, de forma segura.
A D4Sign oferece armazenamento ilimitado para os seus documentos, que ficam todos em um lugar só, disponíveis para consulta e download, sempre que você desejar.
Certificado de Assinatura
O certificado de assinatura é um documento emitido após todos os signatários assinarem o documento.
Ele traz o código hash, as assinaturas dos signatários e os eventos dos documentos. É importante para casos em que é necessário validar a assinatura, seja em cartório ou no Validar, o antigo ITI Verificador.
Mais pontos de autenticação
Agora que você já sabe como assinar digitalmente um documento Word dentro do software, já percebeu que a única forma de fazer isso é com um certificado digital.
Essa é outra grande vantagem de usar uma plataforma de assinatura eletrônica: é possível usar outras formas de autenticação, sem a obrigatoriedade de que o signatário tenha um certificado digital.
A D4Sign oferece 15 pontos de autenticação diferentes, incluindo o certificado digital. Todas elas garantem a autenticidade do signatário, garantindo validade jurídica aos documentos assinados.
Facilidades para quem elabora contratos no Word
Como dissemos no início deste artigo, muitas empresas usam o Word para elaborar contratos.
Assim, oferecemos aos nossos clientes algumas facilidades para quem usa esse editor de texto. São elas o Template Word e a Extensão D4Sign para Word. Vamos conhecê-las a seguir.
Template Word
Este é um recurso para empresas que usam diversas vezes o mesmo modelo de contrato, apenas alterando alguns campos específicos, como por exemplo, dados do signatário, valores, forma de pagamento, etc.
Como o próprio nome diz, ele é um modelo elaborado no Word, com tokens nos campos variáveis.
Pode parecer complexo, mas é bem simples. Na hora de elaborar o contrato, os campos variáveis devem ser escritos no formato ${}. Vamos dar um exemplo:
“A empresa ${nomedaempresa} responsabiliza-se por…”
Depois de elaborado, basta fazer o upload deste arquivo Word na plataforma e o sistema identificará os tokens criados.
O seu modelo ficará salvo na plataforma. Quando você precisar criar um documento com este template, basta selecioná-lo e os campos variáveis aparecerão como uma espécie de formulário, onde você preencherá com os dados personalizados.
Ao finalizar o preenchimento, você poderá gerar o documento, configurar os signatários e pontos de autenticação e enviar o documento para assinatura normalmente.
Extensão Word
Pensando em quem usa o Word para criar documentos, a D4Sign criou um complemento para o Office que permite concluir todo o fluxo de envio de um documento para assinatura direto desse programa.
Este aplicativo está disponível na Microsoft AppSource. Para utilizar, basta instalar o D4Sign para Word gratuitamente e integrar essa funcionalidade ao editor de texto. É só clicar em “Obter Agora” e seguir o passo a passo da instalação.
Abra o Word e você verá que uma nova aba surgiu na barra de ferramentas superior, chamada “D4Sign”. Assim, após criar um documento no Word, você poderá ir nesta aba e enviar o documento para assinatura sem precisar acessar nossa plataforma e fazer upload do documento.
Veja o vídeo abaixo em que a Assistente de Marketing Katharina Gama conta tudo sobre o aplicativo D4Sign para Word.
Esta integração da D4Sign com o Microsoft Word visa permitir que os clientes economizem tempo, reduzam os custos de processos e aprimorem a experiência dos usuários, conseguindo assinar e formalizar um documento a qualquer lugar, momento e de qualquer dispositivo. O resultado? Ganho em velocidade, conveniência e um fluxo de trabalho mais simplificado!
Por fim, esperamos que, mais do que aprender como assinar digitalmente um documento Word, você tenha percebido o quanto a D4Sign pode facilitar a vida de quem assina e, principalmente, de quem elabora contratos no Word.
Convidamos você a entender um pouco mais sobre assinatura eletrônica e a substituir o papel e a burocracia por mais agilidade e economia. Comece entendendo como assinar um documento digitalmente com a D4Sign.
