Quando o assunto é assinatura eletrônica de documentos, muitas pessoas ainda acreditam que apenas setores específicos, como o jurídico e o de tecnologia, são os principais beneficiados por essa inovação.
No entanto, a realidade é que essa forma de autenticar, gerenciar e arquivar documentos pode trazer vantagens para todos, desde MEIs até corporações multinacionais, abrangendo áreas como RH, vendas e muitas outras.
Descubra como a assinatura eletrônica de documentos funciona, em quais tipos de documentos é utilizada e os benefícios. Boa leitura!
O que é assinatura eletrônica de documentos?
A assinatura eletrônica de documentos é um método 100% online e seguro para autenticar arquivos.
Diferente da assinatura manuscrita, que exige papel e caneta, ela utiliza tecnologias que garantem a identificação do signatário e a integridade do conteúdo assinado.
Isso é feito por meio de senhas, códigos enviados por SMS ou e-mail, e até mesmo NFC, por meio do passaporte, dependendo da solução utilizada.
Esse tipo de assinatura é amplamente utilizado em contratos, termos e documentos diversos, devido à praticidade que oferece, eliminando a necessidade de deslocamento físico e reduzindo custos relacionados ao papel, impressão e armazenamento.
E a assinatura digital?
A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital emitido pela ICP-Brasil para autenticação. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) confiável, garantindo ainda mais segurança ao processo.
Enquanto a assinatura eletrônica é mais ampla e abrange várias formas de autenticação, a assinatura digital possui um enfoque técnico específico, indicado para transações de alto valor jurídico e financeiro.
Apesar de todas as formas eletrônicas de assinatura serem seguras, a assinatura digital é a que possui mais camadas de segurança, afinal, o certificado digital é uma identidade digital da empresa ou usuário.
Validade jurídica
No Brasil, tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital têm validade jurídica, conforme disposto na Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020.
Para ser válida, a assinatura deve comprovar três elementos essenciais:
- Autenticidade: garantir que quem assinou é, de fato, o autor do documento.
- Integridade: assegurar que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura.
- Não-repúdio: certificar que o signatário não pode negar a autoria da assinatura.
Documentos assinados eletronicamente são aceitos em processos judiciais,
contratos empresariais e outras situações formais, desde que cumpram esses requisitos.
Essa modernização jurídica reflete a evolução tecnológica e a crescente busca por soluções sustentáveis e eficientes.
Assinatura eletrônica de documentos: todos setores da empresa podem usar
A assinatura eletrônica de documentos é uma ferramenta versátil ideal para todos os setores de uma empresa, facilitando a gestão e otimizando processos.
Aqui estão os principais documentos que podem ser assinados eletronicamente em cada setor.
Recursos Humanos (RH)
- Contratos de trabalho, rescisão e aditivos: formalizam vínculos empregatícios ou alterações contratuais, como promoções ou mudanças de função, bem como as rescisões.
- Termos de confidencialidade (NDAs): garantem a proteção de informações sensíveis compartilhadas entre colaboradores e a empresa.
- Políticas internas e manuais de conduta: regulamentam comportamentos esperados, direitos e deveres no ambiente corporativo.
- Autorização de férias e ponto eletrônico: simplificam a gestão de ausências e controle de jornada.
- Declarações e formulários de benefícios: registram adesões a planos de saúde, vale-alimentação e outros benefícios.
Jurídico
- Contratos e acordos de prestação de serviços: regulam a relação entre a empresa e seus parceiros ou fornecedores.
- Procurações e declarações: delegam poderes específicos a representantes legais ou formalizam compromissos.
- Termos de parceria ou colaboração: definem obrigações e responsabilidades em parcerias estratégicas.
- Documentos relacionados a compliance: garantem o alinhamento com legislações e regulamentações.
Administrativo
- Atestados e declarações: formalizam situações específicas, como ausência ou vínculo empregatício.
- Autorizações internas e externas: permitem o uso de recursos ou a execução de atividades específicas.
- Termos de compromisso: estabelecem responsabilidades mútuas em projetos ou tarefas.
- Documentos de logística e fornecedores: organizam processos de compras, entregas e negociações.
- Memorandos e circulares corporativas: comunicados oficiais que orientam e informam equipes.
Marketing
- Contratos com agências de publicidade: formalizam acordos sobre criação e execução de campanhas.
- Termos de uso de imagem e voz: autorizam o uso de fotos, vídeos ou gravações em campanhas publicitárias.
- Parcerias com influenciadores e colaborações: detalham condições e contrapartidas em campanhas digitais.
- Documentos para eventos e ativações de marca: regulam a organização e execução de eventos promocionais.
Vendas
- Propostas comerciais e contratos de venda: formalizam ofertas e fechamentos de negócios com clientes.
- Ordens de compra e orçamentos: documentam pedidos de clientes e estimativas de custo.
- Contratos de prestação de serviços a clientes: detalham os serviços oferecidos e as condições acordadas.
- Termos de fidelidade ou adesão: estipulam condições para programas de fidelidade ou uso contínuo de serviços.
- Autorizações: regulam concessões comerciais específicas.
TI
- Contratos de prestação de serviços de TI: formalizam a relação com fornecedores de tecnologia e suporte.
- Políticas de uso de software e sistemas: regulam o uso adequado de ferramentas tecnológicas da empresa.
- Acordos de nível de serviço (SLAs): determinam os padrões de qualidade e prazos de entrega de serviços de TI.
- Acordos de confidencialidade para fornecedores de TI: protegem informações sensíveis compartilhadas durante projetos técnicos.
Assinatura eletrônica x assinatura digital: quando usar cada uma?
A escolha entre assinatura eletrônica e assinatura digital depende do tipo de documento, do nível de segurança necessário e das exigências legais envolvidas.
Ambas têm validade jurídica, mas suas aplicações diferem devido às características técnicas e regulamentações associadas.
O uso da assinatura eletrônica de documentos é mais amplo, abrangendo qualquer processo eletrônico usado para validar a intenção de uma pessoa em assinar um documento.
Geralmente usa em contratos variados, NDA, aditivos de contratos, ordens de serviço, termos de adesão e autorizações.
Já a assinatura digital, apesar de poder ser usada de forma ampla e em qualquer documento, geralmente é usada em casos específicos, devido a necessidade dos signatários em terem um certificado digital.
Por isso, tende a ser indicada para documentos com exigências legais específicas ou altos níveis de sensibilidade, como:
- Contratos de alto valor financeiro.
- Documentos que requerem autenticação formal em transações governamentais.
- Processos judiciais, escrituras públicas ou atos societários.
- Declarações fiscais (como SPED, no Brasil).
Benefícios em adotar a assinatura eletrônica
Adotar a assinatura eletrônica traz benefícios significativos para empresas de diferentes tamanhos, tanto em termos de eficiência quanto de sustentabilidade. Veja a seguir os seus principais benefícios:
- Redução de custos: elimina a necessidade de impressão, transporte e armazenamento de documentos físicos, reduzindo custos com papel, tinta, correios e espaço de arquivamento.
- Segurança: documentos em papel podem ser rasurados, perdidos, avariados, furtados e serem acessados por pessoas não autorizadas. Já os digitais, são seguros nessas e demais condições.
- Otimização do tempo: acelera os processos internos, diminuindo o tempo gasto em tarefas burocráticas.
- Validade jurídica: a assinatura digital e eletrônica são válidas em todo o território nacional, além de serem válidas em processos judiciais e demais ocasiões.
- Produtividade: a assinatura eletrônica de documentos permite autenticação remota, a qualquer hora e de qualquer lugar, eliminando atrasos, especialmente em processos que envolvem múltiplas partes em diferentes localidades.
- Sustentabilidade: reduza drasticamente a dependência de papel e outros recursos físicos. Isso contribui diretamente para práticas mais sustentáveis e a preservação de recursos naturais.
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