Problemas da assinatura manuscrita em documentos físicos

Ao falar sobre assinatura manuscrita é crucial entender que mesmo que para muitas pessoas este ainda seja um método seguro e usado para autenticar documentos, ela é desafiante.

Ela traz tanto riscos para a segurança e autenticidade de documentos, como também está atrelada a maiores custos e perda de tempo em um processo que pode ser feito em poucos cliques, de qualquer dispositivo com acesso a internet.

Inclusive, a assinatura eletrônica é atualmente a forma mais segura e barata que existe para autenticar e gerenciar documentos. 

Pronto para entender de uma vez por todas quais os principais problemas que a assinatura manuscrita pode trazer para o seu cotidiano? Continue aqui.

Afinal, quais os maiores problemas da assinatura manuscrita?

Confira a seguir os principais desafios dessa forma de assinar e autenticar documentos que podem passar despercebidos por muitas pessoas.

Fraudes e alterações nos documentos

Documentos físicos são mais suscetíveis à alterações não permitidas, como por exemplo, perder folhas do contrato, ou uma página específica ser removida após a assinatura, rasuras, dentre outros problemas de integridade.

Com a assinatura eletrônica, a integridade do documento é garantida já que um código hash único é gerado. Qualquer modificação ou ação fica registrada, gerando um novo código hash único.

Falta de organização e perda de eficiência

Documentos físicos são mais difíceis de organizar e rastrear, especialmente em empresas que lidam com um grande volume de contratos. 

Esse descontrole, por sua vez, pode gerar atrasos, problemas logísticos e até mesmo impactar a relação com os clientes, comprometendo a credibilidade e a satisfação.

Complexidade e atraso no processo para o cliente

Quando se envia um contrato físico para que o cliente assine manualmente, ele precisa muitas vezes imprimir, assinar e devolver o documento. 

Esse processo é longo e trabalhoso, especialmente para clientes com uma agenda apertada, o que pode até levar ao desinteresse pela finalização.

Custos de envio e risco de extravio

Empresas que ainda optam pelo envio de contratos físicos por Correios ou serviços de entrega, enfrentam custos adicionais.

Além disso, há o risco de extravio ou danos ao documento, gerando possíveis atrasos e a necessidade de reemissão do contrato.

Demora na coleta e validação de assinaturas

No método convencional, o tempo para coletar todas as assinaturas é alto. Além de passar por várias aprovações, as assinaturas precisam ser minuciosamente verificadas para garantir a autenticidade. 

Em algumas empresas, o contrato ainda deve ser revisado pelo departamento jurídico, aumentando o prazo para conclusão.

Problemas de versão e rastreamento de alterações

Alterações são comuns em contratos, principalmente os de alta complexidade e alto valor. 

Gerir essas versões em documentos físicos tem uma certa complexidade, complicado, pois pode gerar confusão na identificação da versão final do documento, o que, em casos graves, obriga a elaboração de um novo contrato e a coleta de assinaturas desde o início.

No entanto, quando a minuta é criada em ambiente digital, em uma plataforma de CLM e de assinatura eletrônica, é mais fácil fazer a gestão de revisões e prosseguir com a negociação.

Passivo jurídico e insegurança

Documentos físicos são mais suscetíveis a erros e irregularidades na assinatura, o que pode trazer problemas legais e responsabilidades para a empresa, além de uma série de riscos de segurança. 

Contratos mal geridos acarretam passivos jurídicos significativos, risco que é reduzido com o uso de soluções de assinatura eletrônica.

Tempo perdido com follow-ups 

No método convencional, o acompanhamento para a obtenção de assinaturas exige muitos follow-ups, uma tarefa que consome tempo da equipe. 

Com uma plataforma de assinatura eletrônica e digital, o processo é mais rápido e pode ser monitorado automaticamente.

Por que a assinatura manuscrita ainda é usada?

A assinatura manuscrita ainda é usada, mesmo com os avanços da assinatura eletrônica, por fatores que envolvem principalmente costumes. Aqui estão algumas das principais razões:

1. Posicionamento de assinatura e rubrica: muitas pessoas estão acostumadas a assinar manualmente em diferentes partes de um documento, para mostrar a ciência das informações. O que muitas pessoas não sabem é que a D4Sign permite rubricas digitais também!

2. Cultura: muitas pessoas cresceram utilizando assinaturas manuscritas e as associam a rituais de formalização importantes, como contratos de trabalho, compra de imóveis, e outros documentos oficiais. No entanto, com o digital tomando conta de diversos setores da sociedade, muitas pessoas se acostumaram a usar a forma digital para firmar contratos.

3. Percepção de segurança: apesar das tecnologias de assinatura eletrônica serem muito mais seguras, algumas pessoas ainda acreditam que a assinatura manuscrita proporciona mais autenticidade por estarem frente a frente do contrato e do contratante, assinando manualmente. No entanto, essa é uma questão pessoal de percepção.

4. Não conhecer métodos inovadores para assinar: muitas pessoas ainda não conhecem as possibilidades que a assinatura eletrônica traz, muito menos que é possível firmar documentos com um clique. Outro ponto importante é o desconhecimento das leis que atestam a validade jurídica dessa forma de assinatura.

A solução para documentos seguros? A assinatura eletrônica!

A assinatura eletrônica é uma inovação essencial para empresas que buscam eficiência e segurança na formalização de documentos. Ela transforma processos antes complicados e longos em procedimentos rápidos, simplificados e de fácil monitoramento. 

Além de conferir validade jurídica às transações, a assinatura eletrônica elimina uma série de etapas associadas ao método convencional, proporcionando uma experiência mais ágil e integrada para todos os envolvidos.

Confira a seguir alguns pontos que tornam essa forma de autenticar documentos a melhor opção para os seus contratos:

• Validade jurídica e segurança garantida: a assinatura eletrônica é legal! Além disso, em contratos com múltiplas partes, a segurança das assinaturas eletrônicas oferece um nível de confiabilidade difícil de obter em documentos físicos. 

• Centralização de processos: as soluções de assinatura eletrônica permitem a centralização de todas as etapas em um único sistema, facilitando o controle e a gestão do ciclo de vida dos documentos. 

• Mobilidade: um dos principais diferenciais da assinatura eletrônica é sua acessibilidade. Com a possibilidade de acessar documentos online, os signatários podem revisar e assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, utilizando dispositivos como celulares, tablets ou computadores.

• Sustentabilidade: a digitalização dos processos de assinatura elimina a necessidade de impressão e uso desenfreado de papéis, reduzindo o impacto ambiental e colaborando para práticas mais responsáveis.
• Cada vez mais empresas estão adotando a assinatura eletrônica como parte de sua estratégia de responsabilidade ambiental.

Por falar em tantos benefícios da assinatura eletrônica, que tal conhecer mais a fundo os benefícios de contar com a D4Sign? Confira este outro conteúdo que criamos.