Para empresas que buscam superar a burocracia na formalização de documentos, mas ainda sentem receio em adotar o formato eletrônico, este conteúdo é ideal. O texto detalha as principais vantagens da assinatura digital para o ambiente corporativo.
Com a transformação digital, métodos tradicionais têm ficado no passado. Cada vez mais empresas de diferentes portes, do autônomo às organizações enterprise, têm migrado seus processos de assinatura para o meio eletrônico.
O resultado disso reflete em ganho de agilidade, produtividade e economia. Confira a seguir todos esses benefícios.
Para quem deseja aprofundar o conhecimento e escolher a ferramenta ideal, recomenda-se a leitura complementar: Qual plataforma de assinatura digital tem os melhores planos para pequenas empresas?
O que é assinatura digital e eletrônica?
Antes de abordar as vantagens da assinatura digital para pessoas jurídicas, é importante entender melhor essa solução.
A assinatura eletrônica é toda forma de firma que utiliza meios eletrônicos como validação.
Esses meios são os chamados pontos de autenticação, a exemplo de biometria, reconhecimento facial, certificado digital e geolocalização.
Eles servem para garantir a identidade do signatário, ou seja, de quem assina o documento.
O recurso pode ser utilizado em diferentes tipos de documentos, como notificações judiciais, procurações, petições, contratos sociais e de trabalho, termos de uso, políticas de privacidade, acordos de acionistas e acordos de confidencialidade.
Trata-se de um método seguro e com validade jurídica, em que documentos assinados eletronicamente são tão válidos perante a lei quanto os formalizados da forma convencional, presencialmente, por meio de assinaturas manuscritas.
Entenda as particularidades técnicas de cada modalidade no conteúdo: Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Vantagens da assinatura digital para empresas
Cabe ressaltar que segurança e validade jurídica não são as únicas vantagens da assinatura digital para empresas.
A seguir, destacam-se os principais benefícios dessa solução.
1. Segurança
Apesar de existir uma desconfiança natural ao assinar um documento no meio digital, a assinatura eletrônica mostra-se mais segura do que a manuscrita.
Quando um documento é assinado em uma plataforma adequada, que atende aos requisitos de autenticidade, integridade e não-repúdio, ele se torna menos vulnerável a fraudes, alterações e perdas.
A assinatura eletrônica conta com a tecnologia de criptografia e hashing, o que garante a segurança dos dados e a integridade dos documentos.
Além disso, os arquivos são armazenados em nuvem e apenas pessoas autorizadas possuem acesso a eles.
Tudo isso amplia a segurança geral do documento.
Quando a assinatura ocorre em meios físicos convencionais, não há muito controle sobre quem acessa o contrato durante seu transporte e armazenamento.
Uma página pode ser alterada ou perdida, por exemplo.
Isso sem mencionar a falsificação de assinatura, que pode ter sua grafia reproduzida com facilidade.
A assinatura digital utiliza pontos de autenticação digital para validar a identidade do signatário, o que proporciona maior proteção.
Para complementar o entendimento sobre a escolha da ferramenta ideal, recomendamos a leitura: Como escolher um serviço de assinatura digital confiável e seguro para contratos?
2. Validade jurídica
Uma grande vantagem da assinatura eletrônica e digital é o fato de possuir validade jurídica assegurada pela legislação brasileira.
Embora essa solução esteja em evidência atualmente, sua validade já é garantida no país há mais de 20 anos pela Medida Provisória 2200-2, tendo sido reforçada em 2020 pela Lei 14.063, conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica.
Isso garante que documentos assinados digitalmente com a tecnologia adequada sejam aceitos como meio de prova quando apresentados nos tribunais brasileiros e que contratos celebrados por plataformas de assinatura eletrônica sejam exequíveis no Brasil.
Além disso, a apresentação desses documentos é plenamente aceita em órgãos públicos e privados.
Compreenda os detalhes da legislação vigente no conteúdo: A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
3. Redução de custos
Essa é uma das principais vantagens da assinatura digital para pessoas jurídicas.
Afinal, as empresas buscam diminuir gastos e economizar recursos constantemente.
Essa economia ocorre em diversas frentes. Por exemplo, ao assinar de forma digital, o transporte de documentos deixa de ser necessário, o que elimina gastos com serviços de motoboy, correio e transportadoras.
O mesmo vale para despesas com cartório, visto que a assinatura eletrônica possui validade jurídica.
Custos com materiais de escritório também sofrem uma redução significativa.
Torna-se desnecessário gastar com papel, impressora, tinta e envelopes.
Além disso, não é preciso alugar ou ocupar um espaço físico para guardar os documentos, já que eles ficam armazenados em nuvem.
Conheça um exemplo real dessa economia: AACD e D4Sign: Como a instituição reduziu 75% dos custos anuais com a assinatura digital
4. Redução da burocracia
Além de reduzir custos, a assinatura digital diminui a burocracia do processo de formalização.
Todo o trâmite de envio e recebimento de documentos físicos, assim como o armazenamento em arquivos e fichários, torna-se algo superado.
Adicionalmente, idas recorrentes ao cartório deixam de ser necessárias. Conforme mencionado anteriormente, documentos assinados digitalmente já possuem validade jurídica e dispensam uma segunda validação cartorial, com exceção de casos específicos, a exemplo de contratos de compra e venda de imóveis.
Para esclarecer dúvidas sobre trâmites cartoriais, leia: Afinal, a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?
5. Praticidade e agilidade
Sem dúvidas, o processo de assinatura eletrônica é mais rápido e versátil do que o da assinatura manuscrita.
É possível enviar um documento para assinatura usando diferentes dispositivos, com poucos cliques, desde que haja conexão com a internet.
Da mesma forma, é possível assinar um documento a qualquer hora e lugar, bastando estar online.
Essa versatilidade e praticidade torna todo o processo mais ágil, acelerando o fechamento de contratos e gerando economia de tempo.
Para se ter uma ideia, a assinatura digital reduz em 97% o tempo total de assinatura de um documento.
Para quem busca otimizar ainda mais o dia a dia da empresa, recomendamos a leitura do artigo: 3 formas de melhorar a eficiência operacional
6. Aumento da produtividade
Tempo é dinheiro. Como mencionado, a assinatura eletrônica gera uma economia de tempo que pode ser utilizada para tornar a equipe mais produtiva.
Ao reduzir e eliminar etapas do processo de assinatura, como os trâmites de impressão, acionamento de motoboy, entrega do documento ao signatário, recebimento e armazenamento, a empresa libera os colaboradores para focar no que realmente importa: o crescimento do negócio.
No que diz respeito à produtividade, outras ferramentas também podem auxiliar, como os recursos de CLM (Gestão de Ciclo de Vida do Contrato), que incluem a criação de templates e formulários inteligentes para a elaboração de contratos, entre outros recursos.
Saiba como a lentidão nos processos pode impactar os resultados no artigo: Como contratos travados aumentam o Time-to-Value e frustram clientes
7. Inovação
Independentemente do porte, agregar inovação ao negócio é um diferencial competitivo, em especial neste momento em que se vive uma verdadeira transformação digital.
Ao permitir que documentos sejam assinados remotamente, a organização reduz custos e traz mais velocidade ao processo. Trata-se de um passo importante rumo ao futuro corporativo.
Entenda melhor o impacto dessas mudanças: Como o investimento em tecnologia pode transformar sua empresa
8. Sustentabilidade
Por fim, uma das vantagens da assinatura digital é a contribuição direta para a preservação do meio ambiente.
Ao eliminar o uso de recursos físicos, impressões e o transporte de documentos, a assinatura eletrônica auxilia na redução do desmatamento, do consumo de água e da emissão de CO₂, tornando os processos corporativos mais sustentáveis.
Os clientes da D4Sign podem exibir em seus sites o Selo de Sustentabilidade Digital da empresa.
Dessa forma, o negócio comunica ao público o compromisso com práticas ecológicas ao digitalizar o processo de formalização de documentos.
A plataforma já evitou o desmatamento de quase 31 mil árvores, preservou mais de 1,5 milhão de litros de água e evitou a emissão de mais de 500 mil kg de CO₂ ao ano.
Para conhecer mais sobre essas iniciativas ambientais, leia o artigo: D4Sign ECO: conheça nosso programa de sustentabilidade
Como escolher uma plataforma de assinatura digital
A importância de escolher uma plataforma para assinatura eletrônica confiável foi mencionada diversas vezes ao longo deste conteúdo. Mas como realizar essa escolha?
Em primeiro lugar, é necessário que a plataforma atenda aos requisitos de autenticidade, integridade e não-repúdio para que a assinatura realizada possua validade jurídica e segurança.
Esses requisitos são atendidos por meio do uso de tecnologias adequadas para gerar a assinatura, a exemplo de pontos de autenticação, criptografia e hashing.
A D4Sign destaca-se como a maior plataforma de assinatura eletrônica e digital do Brasil, contando com 15 pontos de autenticação.
A empresa foi pioneira no uso de Pix e na integração de dados com o Governo Federal, por meio do D4Sign Score e na aplicação de inteligência artificial voltada à gestão de contratos.
Além desses diferenciais, a plataforma possui a certificação ISO 27001, o que reforça o compromisso com os mais rigorosos padrões internacionais de segurança da informação.
Além desses aspectos técnicos, é fundamental que a plataforma apresente uma boa reputação no mercado, facilidade de uso e suporte eficiente.
A D4Sign reforça essa autoridade com a conquista do Prêmio Reclame Aqui em 2024 e o reconhecimento como destaque por três anos consecutivos (2022, 2023 e 2024) no B2B Stack.
Além disso, a empresa mantém um NPS de 74, índice que reflete o elevado nível de satisfação e confiança dos clientes.
Ainda não utiliza a D4Sign? Experimente a liberdade de realizar assinaturas de forma totalmente digital com um teste gratuito.
Aproveite também para conferir todos os diferenciais da plataforma e saiba como a nossa tecnologia pode transformar o dia a dia da sua empresa.
