Com a digitalização crescente de processos cotidianos, como a assinatura de um contrato, escolher a plataforma de assinatura digital certa para a sua operação se tornou uma decisão estratégica essencial para empresas de todos os tamanhos.
Com ela, é possível assinar documentos de maneira rápida, segura e com validade jurídica, eliminando burocracias e otimizando o fluxo de trabalho. Mas e agora? Com tantas opções disponíveis, encontrar a plataforma ideal pode ser um desafio.
Preparamos esse verdadeiro guia para que você encontre a solução mais adequada às necessidades do seu negócio e possa ter ainda mais êxito na adoção da assinatura digital.
O que é plataforma de assinatura digital?
Uma plataforma de assinatura digital é uma solução tecnológica que permite assinar, gerenciar e autenticar documentos de forma totalmente online.
Em vez do método tradicional de impressão, assinatura manuscrita e digitalização, essas plataformas oferecem um meio seguro e prático para a validação de documentos, contratos e outros arquivos importantes, com total validade jurídica.
Com elas, usuários podem enviar e assinar documentos eletronicamente de qualquer dispositivo com acesso à internet, o que torna o processo mais rápido, econômico e ambientalmente responsável.
Existe diferença entre as plataformas?
Sim, há diferenças significativas entre essas soluções, justamente o que irá diferenciar entre uma inadequada e a plataforma de assinatura digital certa para auxiliar em diferentes âmbitos da sua empresa.
Cada uma traz uma combinação de funcionalidades, integrações e níveis de segurança que atendem a diferentes tipos de usuários e necessidades empresariais.
Alguns aspectos que variam incluem:
- Níveis de segurança: Algumas plataformas oferecem criptografia avançada e autenticação multifatorial, essenciais para empresas que lidam com dados sensíveis.
- Pontos de autenticação: quanto maior a quantidade de pontos de autenticação, melhor tanto na questão de segurança quanto na experiência do usuário, que poderá escolher qual modo de confirmação de identidade mais faz sentido para os seus documentos enviados para assinatura.
- Número de usuários vinculados à uma conta: a D4Sign é referência nesse segmento pois permite que infinitos usuários sejam vinculados a uma conta, permitindo funções diferentes e acesso controlado a eles.
- Funcionalidades extras: ferramentas de gestão de contratos, inteligência artificial, armazenamento em nuvem, automação de fluxos de trabalho e gestão documental são comuns, mas variam em alcance e facilidade de uso.
- Integração facilitada: algumas plataformas de assinatura eletrônica e digital permitem a integração com ferramentas de CRM, além de APIs sofisticadas que facilitam o uso das soluções em diferentes empresas.
- Validade jurídica e certificação: nem todas as empresas possuem os requisitos legais para que as assinaturas realizadas em suas plataformas tenham validade jurídica, enquanto outras garantem essa validade para todos os arquivos assinados por seguirem a legislação e possuírem certificados de segurança.
- Usabilidade e suporte: a interface e a experiência do usuário variam, bem como o suporte técnico oferecido, o que pode fazer diferença para quem precisa de agilidade e eficiência.
5 dicas para escolher a plataforma de assinatura digital certa
No mercado digital, as plataformas de assinatura eletrônica e digital oferecem muito mais que apenas praticidade.
Além de reduzir custos e otimizar o fluxo de documentos, elas aumentam a segurança e a eficiência dos processos, o que pode ser essencial para empresas de qualquer porte.
No entanto, cada plataforma traz diferentes níveis de funcionalidades, integração e suporte. Por isso, saber o que observar ao escolher sua solução de assinatura pode transformar completamente o modo como você gerencia documentos e contratos.
Optar pela plataforma certa permite que sua empresa automatize tarefas, reduza riscos de perda e extravio de documentos, além de oferecer uma experiência mais ágil aos clientes.
Confira a seguir cinco dicas para escolher a plataforma de assinatura certa para a sua empresa.
Observe as avaliações na internet
Antes de contratar, pesquise as avaliações no Google, nas redes sociais e em sites como o Reclame Aqui.
Essas plataformas trazem feedback real de outros usuários, mostrando problemas recorrentes, qualidades e a experiência com o suporte. Assim, você poderá saber se a plataforma é confiável e atende bem os clientes.
Pesquise sobre soluções e serviços oferecidos
Cada plataforma de assinatura digital pode oferecer funcionalidades diferentes, como ferramentas de CLM, Inteligência Artificial, armazenamento em nuvem, criação de fluxos e banco de cláusulas.
Avalie quais são as necessidades do seu negócio e verifique se a plataforma oferece uma gama de soluções que facilitem o seu fluxo de trabalho.
Analise se possui validade jurídica
A validade jurídica é um dos fatores mais importantes para qualquer plataforma de assinatura digital.
Sem essa garantia, documentos assinados digitalmente podem ser contestados legalmente, colocando em risco o valor das assinaturas e a segurança do seu negócio.
Ponto importante: para garantir que a assinatura digital seja válida, a plataforma deve estar de acordo com a legislação nacional e internacional, como a MP 2.200-2 no Brasil, que regulamenta o uso de certificado digital para documentos eletrônicos, bem como reconhece a possibilidade de utilização de outros meios, que não sejam da certificação ICP-Brasil, para a assinatura de documentos em formato eletrônico..
Para verificar a validade jurídica de uma plataforma, consulte o site oficial ou entre em contato e pergunte sobre a conformidade com a MP 2.200-2.
Teste o atendimento oferecido
Teste o atendimento da plataforma antes de contratar. Pergunte sobre funcionalidades, suporte técnico, níveis de segurança e planos.
Esse contato permite conhecer a qualidade do suporte, fundamental para resolver eventuais dúvidas ou problemas futuros.
Estude planos e custo-benefício
Compare os planos oferecidos para ver se estão alinhados com o seu volume de documentos e orçamento.
A plataforma de assinatura digital certa deve ter planos que possam crescer junto com o seu negócio, sem comprometer a qualidade ou limitar funcionalidades.
Dica bônus: integração e personalização
Outro ponto fundamental ao escolher uma plataforma de assinatura digital é avaliar o nível de personalização e integração que ela oferece.
Empresas de diferentes setores têm demandas únicas, e contar com uma plataforma que permita personalizar documentos, fluxos de trabalho e até a interface do usuário pode ser um grande diferencial, como no caso de APIs que podem ser integradas facilmente no sistema do cliente.
Por último, não podemos esquecer que essa flexibilidade permite centralizar os processos em um único sistema e simplificar o gerenciamento documental, agilizando ainda mais a rotina.
Faça um teste grátis na D4Sign!
É hora de experimentar uma solução que oferece todas essas vantagens e mais!
A D4Sign é a plataforma ideal para transformar a forma como você gerencia e assina documentos, alta segurança e uma interface intuitiva.
Para você conhecer o potencial da D4Sign, oferecemos um teste gratuito de 30 dias, com direito a 5 envios de documentos para assinatura.
Descubra na prática como nossa tecnologia pode otimizar seu fluxo de trabalho e proporcionar uma experiência ágil e segura para você e seus clientes. Teste agora.
