Sabia que a D4Sign tem muitas outras soluções além da assinatura eletrônica e digital? Dentre nossos outros produtos temos um sistema de gestão do ciclo de vida de contratos, o D4Sign CLM, que por sua vez tem uma ferramenta que muitas pessoas precisam, mas ainda não conhecem: o banco de cláusulas e fluxos automatizados.
Entenda mais sobre essa solução nesse post e saiba porque ela é um verdadeiro sucesso para quem precisa lidar com um grande volume de contratos sem perder qualidade ou a rapidez na gestão.
O que é o D4Sign CLM?
O CLM é uma sigla que vem do inglês “Contract Lifecycle Management”, traduzido em português para “Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos”.
Apesar de algumas pessoas não conhecerem esse tipo de gestão, ela é muito importante, pois envolve desde as etapas anteriores da criação de um contrato até as fases finais, como a renovação ou cancelamento dele.
Como você deve estar imaginando, é um segmento repleto de possibilidades, sendo elas a criação de contratos de forma automatizada ou a partir de templates inteligentes, avisos sobre vencimentos, criação e controle de minutas e centralização dos documentos da empresa em um só lugar.
E dentro de tantas ferramentas, vamos falar sobre o banco de cláusulas e fluxos automatizados com mais profundidade a seguir.
Conheça o Banco de Cláusulas e Fluxos Automatizados
Para começar, vamos definir o que são cláusulas contratuais. Elas são condições que expressam a vontade dos contratantes, construindo todo o corpo do contrato.
Geralmente falam sobre objetivos, valores, prazos, direitos e obrigações dos envolvidos, e quaisquer outras condições que façam sentido para todas as pessoas responsáveis, de maneira a não deixar lacunas que dificultam a interpretação do contrato.
O banco de cláusulas, por sua vez, é a solução que tem como objetivo automatizar a criação de documentos a partir de fluxos baseados em cláusulas contratuais criadas e armazenadas em um repositório dentro da nossa plataforma e a segmentação por meio de condicionais.
Mas como isso impactaria o seu dia a dia? Se você trabalha em uma organização que lida com centenas de contratos todos os dias, principalmente na elaboração e gestão deles, poderá compreender este cenário: uma imobiliária possui 50 imóveis para alugar, todos com preços diferentes, e consequentemente os valores da multa de quebra de contrato alteram também.
Já pensou em ter que fazer cada contrato do zero e ter a chance de copiar uma informação incorreta de outro modelo? Pois, é.
No caso deste exemplo, a criação de um fluxo automatizado solucionaria o problema. Como? A condicional seria a variável de valor do imóvel, e a partir da
resposta do valor, puxaria as respectivas cláusulas de multa e quebra de contrato.
Essa é a grande vantagem do fluxo automatizado. Ele cria o contrato automaticamente, baseando-se nas variáveis, regras e condicionais estipuladas. Você só precisará preencher as variáveis e enviar para a assinatura!
As cláusulas ficam salvas e você pode criar quantos fluxos precisar e compartilhar em cofres específicos.
Passo a passo para criar cláusulas
Veja a seguir o caminho para criar suas cláusulas na plataforma, de forma simples e sem segredos.
- Em primeiro lugar, é preciso contratá-la à parte de seu plano na D4Sign. Entre em contato com nosso comercial e contrate hoje mesmo!
- Após ativar o banco de cláusulas e fluxos automatizados, basta entrar em sua conta e clicar em “D4Sign CLM” no lado esquerdo da dashboard e depois em “Banco de Cláusulas”.
- Acesse a opção “Cláusulas”. Depois, clique em “Criar cláusula”. Agora, escolha ou crie uma categoria para encaixá-la, e então, prossiga.
- Surgirá um espaço em branco para que você preencha o texto desta cláusula. Se quiser adicionar variáveis para serem usadas sob condições (igual ou superior a, menor, etc), separe-as entre colchetes.
- Após finalizar o conteúdo, revise e depois salve a sua cláusula. Para criar outras, basta seguir o passo a passo novamente.
Passo a passo para criar fluxos automatizados
Depois de criar as cláusulas e suas variáveis, desenvolva um fluxo de automação para seu futuro contrato ser criado a partir de uma automação baseada em condições.
- Acesse sua conta e clique em “D4Sign CLM” no lado esquerdo da dashboard e depois em “fluxos automatizados”.
- Clique em “criar fluxo de automação” e então adicione um nome para este fluxo e depois dê um nome ao documento, que vai aparecer no cabeçalho do contrato que será criado a partir do fluxo.
- Você, então, será direcionado para a área de criação deste fluxo. Ao lado esquerdo da tela você encontrará as categorias das cláusulas que você criou anteriormente, as regras e os signatários. Este é o momento para selecionar a primeira categoria e escolher a cláusula que você desejar.
- Escolha quais cláusulas devem fazer parte desse novo contrato que será criado a partir da automação.
- Em seguida, você poderá criar regras variadas para direcionar a automação, que buscará nas cláusulas em questão os dados preenchidos nas variáveis que você preencheu anteriormente e seguir as regras estabelecidas.
Se por exemplo você colocar uma regra que contratos com valor igual ou superior a “x” devem ser seguidos de cláusulas de multa “y”, assim será feito. Perceba que você não correrá o risco de enviar contratos com valores ou cláusulas incorretas.
Já pensou nas possibilidades? Você poderá criar quantos fluxos precisar, que desenvolverão quase automaticamente um contrato inteiro.
- Prossiga com a criação do fluxo, até finalizá-lo, e então salve. Depois, é o momento de criar documentos a partir dele. Em seu painel, acesse “Novo documento” e depois clique em “Criar documento por fluxo”.
- Agora preencha as variáveis definidas lá no momento de criar as cláusulas e prosseguir com a criação do documento.
- Agora, você terá um contrato novo para ser enviado para assinatura. Defina quem serão os signatários e clique em enviar!
Entenda melhor sobre esses processos a seguir, neste vídeo que preparamos.
Outras ferramentas do D4Sign CLM
O CLM da D4Sign tem outras ferramentas que você pode usar em diferentes etapas do ciclo de vida dos contratos. Além do banco de cláusulas e fluxos automatizados, você também pode usar:
- Power form: de forma rápida, você pode escolher quais campos personalizados do documento necessitam de preenchimento, como por exemplo o nome e CNPJ do signatário. Uma vez preenchidos, o signatário recebe o contrato completo para assinar, já com as informações completas.
- Novo power form: essa ferramenta que já era uma grande aliada dos nossos clientes, está ainda melhor. Agora permite inúmeros preenchedores em um mesmo documento, simultaneamente.
- Templates HTML e Word: com essa solução você pode criar templates de contratos em Word e em HTML a partir de campos personalizados, agilizando a criação de contratos.
- Banco de Minutas: principalmente quando há negociação em andamento, o banco de minutas é um grande aliado de todos os envolvidos, já que permite a discussão de mudanças no contrato diretamente na ferramenta e enviá-las para aprovação ou rejeição.
- Gestão de Contratos: analise cada contrato ou o montante e tenha uma visão mais clara de todas as datas e demais informações.
Lembrando que dentro do CLM da D4Sign, a única ferramenta com custo adicional é o banco de cláusulas e fluxos automatizados. Use todas essas soluções citadas acima sem custo adicional, se você for cliente D4Sign.
Faça seu teste grátis com a gente e sinta a mudança na gestão e criação de seus contratos na prática.
