A tecnologia trouxe uma série de benefícios para a sociedade e as empresas, entre eles o de poder digitalizar documentos diversos. No entanto, muitas pessoas ainda não sabem dessa possibilidade e até mesmo dos benefícios que ela pode trazer para o dia a dia.
Nesse sentido, o que pode parecer luxo ou até mesmo difícil demais para ser viável no cotidiano de uma empresa, na verdade é o oposto dessas duas crenças: sai mais barato do que manter arquivos físicos e é tão fácil que pode ser feito em poucos cliques.
Entenda que digitalizar documentos é um dos principais passos da transformação digital dentro das mais variadas organizações e não afeta apenas o gerenciamento de documentos, mas também o de informações e processos.
E claro, essa estratégia não só ajuda a tornar negócios mais eficientes, como também oferece inúmeras vantagens que você vai conhecer neste post. Continue por aqui e surpreenda-se.
O que é digitalização de documentos?
A digitalização é a transformação de documentos físicos em digitais, que por sua vez ficam armazenados em ambientes protegidos, como a nuvem.
Após essa transferência do mundo offline para o digital, os arquivos físicos podem ser descartados, desde que não tenham valor histórico.
Além disso, o processo de digitalização é relativamente simples e rápido, onde é possível usar um scanner para fazê-la. Segundos após o processo já é possível encontrar o documento na pasta de destino.
Existe diferença entre documento digital e digitalizado?
Principalmente para quem está conhecendo esses termos agora, pode surgir a dúvida sobre eles serem a mesma coisa. No entanto, apesar de parecerem sinônimos, são formatos diferentes.
Ao passo que o documento digitalizado é um arquivo que inicialmente foi desenvolvido em papel e depois ganhou uma versão online, o digital é aquele que já foi criado 100% digitalmente, ou seja, nunca teve sua versão em papel.
Inclusive, lembre que quando falamos em documentos transferidos do papel para o digital, eles não possuem a mesma validade jurídica de um documento que foi desenvolvido diretamente neste ambiente, já que a assinatura foi feita manualmente e apenas escaneada.
Para ter o mesmo valor jurídico, é necessário assinar novamente, dessa vez, de forma eletrônica ou digital, na versão digitalizada do documento.
Lei da Digitalização: o que você precisa saber
A lei da digitalização de documentos nº 10.278/2020 é o aprimoramento de outras leis anteriores sobre este segmento como a Lei nº 13.874/2019, e a Lei nº 12.682/2012, que estabeleceram uma nova forma de tratar os documentos físicos e digitais.
Nasceu para garantir que os arquivos digitalizados tenham a mesma validade que as versões físicas, desde que sigam determinados padrões.
A lei apresenta atualizações que tornam esse processo mais fácil e legítimo, como a possibilidade de descartar a versão física dos documentos, desde que não tenham valor histórico.
Seus principais pontos de atenção são a opção da assinatura eletrônica e digital para garantir a autenticidade dos documentos digitalizados e padrões técnicos para a digitalização, que visam garantir a qualidade de imagem e legibilidade geral das informações.
Ou seja, é necessário seguir algumas diretrizes durante o processo de digitalização do documento, para que ele tenha a mesma validade e legibilidade da sua versão material. Confira as principais:
- Conter metadados obrigatórios: assunto, autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash (checksum) da imagem.
- Confiabilidade: o documento digitalizado precisa ser exatamente igual ao original e ter formas de provar a sua autenticidade.
- Qualidade: o documento inteiro precisa ter formato, texto e imagens com resolução determinada pela lei.
- Proteção do documento garantida: após sua digitalização, o arquivo deve ser protegido contra qualquer tipo de alteração, destruição e, quando for necessário, contra o acesso e a reprodução não autorizados.
- Indexação de metadados: para poder conferir o método de digitalização adotado e encontrar o documento onde ele estiver armazenado.
Todo documento físico que foi digitalizado precisa ser assinado novamente pelo método eletrônico, de forma que é fundamental avisar, orientar e ensinar os signatários assinarem novamente. Tenha isso em mente.
Benefícios de digitalizar documentos
Adotar a transformação digital começando pela digitalização de documentos é repleto de benefícios. Veja a seguir os principais para a sua empresa:
- Mais espaço físico: em primeiro lugar, ao transformar documentos físicos em digitais, ou começar a desenvolver os novos diretamente no ambiente online, você economizará muito mais espaço físico;
- Sustentabilidade: ao adotar a digitalização de documentos, o uso de papel cairá consideravelmente na sua empresa, o que ajuda o meio ambiente, reduz a emissão de CO2 e o consumo deste recurso.
- Economia de dinheiro: transporte, armazenamento, tinta de impressora, compra de papel e muitos outros elementos geram custos quando falamos em documentos físicos.
- Segurança: documentos físicos sofrem com a ação do tempo e as condições de armazenamento, além do fato de que também podem ser perdidos, rasurados ou até mesmo roubados.
Passo a passo para digitalizar documentos
Se você é do time das empresas que querem adotar a transformação digital, uma das primeiras ações para isso é a digitalização dos seus arquivos e contratos. Veja o passo a passo a seguir para ter um processo eficiente e sem erros:
Coleta: de antemão, selecione todos os documentos a serem digitalizados e fazer um registro de todos eles. Seja cuidadoso nessa fase.
Classificação: depois de ter em mãos todos os arquivos, é hora de verificar a integridade deles. Caso tenha necessidade, é importante limpar, tirar manchas e grampos que podem dificultar a leitura.
Digitalização: agora é o momento de fazer a mágica acontecer. Você pode digitalizar por alguns meios, sendo o scanner a mais usada. Seja qual for a ferramenta, é necessário ter paciência, seguir a ordem das páginas corretamente e evitar tremores.
Indexação: depois da transformação, organize os documentos dentro do ambiente online, como o servidor da sua empresa ou a nuvem, que inclusive é mais recomendada pela rapidez, facilidade e segurança.
Este é o momento para nomear os documentos, separá-los em pastas ou em outra forma que faça sentido para a sua operação.
Consulta: é hora de testar a indexação e a busca pelos documentos digitalizados.
Use a tecnologia para criar e assinar documentos digitais
Para que você não precise mais digitalizar documentos, o ideal é mudar o seu processo para o 100% digital e já desenvolver e assinar seus contratos diretamente na D4Sign.
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CLM (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos)
O CLM é uma sigla que vem do inglês “Contract Lifecycle Management”, traduzido em português para “Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos”.
É feito a partir de uma ferramenta tecnológica responsável por reduzir a complexidade e aumentar a eficiência da operação de todos os pontos envolvidos na gestão de contratos.
Com ele, a sua empresa consegue criar contratos de forma automatizada ou a partir de templates inteligentes, têm acesso a lembretes para vencimentos, criação e controle de minutas e centralização dos documentos da empresa em um só lugar!
Ah, e claro, o armazenamento é feito em nuvem, de forma segura e muito mais otimizada do que servidores físicos ou até mesmo salas para guardar quilos de papelada.
Entenda mais sobre nossos serviços de gestão do ciclo de vida de contratos, o famoso CLM.
Assinatura eletrônica e digital
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